Recenzje
0
przegląd

Aplikacja Docutain w teście - skanuj i zarządzaj dokumentami

by 20. Listopada 2020
Niezależnie od tego, czy faktury, dowody dostawy, recepty czy inne dokumenty - dzięki „Docutain” dokumenty można skanować i zarządzać nimi w mgnieniu oka, dzięki czemu są łatwo dostępne z dowolnego miejsca. Przyjrzałem się bliżej aplikacji do zarządzania dokumentami firmy INFOSOFT GmbH z Koblencji.

Test: docutain

Docutain Best Scanner App 2019

Prywatność i bezpieczeństwo

Przed zainstalowaniem aplikacji chciałem wiedzieć, jak to zrobić Docutain obsługuje dane i jakich uprawnień dostępu wymaga aplikacja.

Docutain to aplikacja "Made in Germany" i pochodzi z INFOSOFT Information and Documentation Systems GmbH oparte na Koblenz. Firma przejrzyście obchodzi się z danymi.

Wszystkie dane będą wyłącznie lokalnie przechowywane na urządzeniu końcowym, a także są dostępne dla użytkownika za pomocą pliku kodowanie być zapewnione. Szyfrowanie uniemożliwia osobom trzecim odczytywanie dokumentów w postaci zwykłego tekstu. Jeśli załadujesz zaszyfrowane dane aplikacji do chmury, nie musisz się martwić, że osoby trzecie z dostępem do chmury również będą miały dostęp do dokumentów. Klucz używany do szyfrowania to klucz wprowadzany przez użytkownika podczas początkowej konfiguracji Hasło wygenerowane. Hasło to należy dobrze zapamiętać, ponieważ aby Docutain mógł zagwarantować użytkownikowi maksymalne bezpieczeństwo, hasło nigdy nie jest zapisywane w Docutain. Dlatego nie ma możliwości przywrócenia hasła w przypadku jego utraty.

Raporty o błędach i statystyki do użytku aplikacji są zapisywane przez Microsoft App Center. Zbieranie takich danych analitycznych jest powszechne, ale jest anonimowe i nie zawiera żadnych danych osobowych.

Umierać uprawnienia dostępu Aplikacja zawiera aparat, który służy do skanowania dokumentów, pamięć do przechowywania zeskanowanych dokumentów oraz dostęp do Internetu, jeśli chcesz przenieść dane do chmury.

Cele i funkcje

Łatwe i szybkie skanowanie

Docutain obiecuje dowolny rodzaj dokumentu aby przetrwać. Przykłady zastosowań to:

  • Digitalizacja faktur i paragonów
  • Zarządzanie wszelkiego rodzaju umowami
  • Skanowanie i zarządzanie przepisami z gazet lub zrzutów ekranu
  • Streszczenie instrukcji obsługi
  • Digitalizacja prac domowych i arkuszy roboczych

Więc dla testu złapałem folder i przeskanowałem różne typy dokumentów.

Pierwsze skanowanie było zaskakująco szybkie i łatwe. Przytrzymaj aparat smartfona nad dokumentem, poczekaj na zieloną nakładkę, a Docutain zajmie się resztą. w tryb automatyczny uruchamia aplikację z doskonałym wyrównaniem bez interwencji użytkownika. w tryb ręczny użytkownik - jak nazwa sugeruje - sam musi obsługiwać przycisk zwalniający.

Idealne warunki oświetleniowe lub kontrastowe tło nie są wymagane. W większości przypadków skan działał bez przeszkód. Jeśli odległość od dokumentu jest nieprawidłowa, aplikacja radzi użytkownikowi, aby zbliżył aparat do dokumentu. Ostrzenie, cięcie i wyrównywanie odbywa się w automatyczne przetwarzanie końcowe. Oczywiście istnieje również możliwość wykonania własnej obróbki (cięcie, obracanie, filtrowanie).

Kompleksowa administracja

Zeskanowane dokumenty można przesyłać za pomocą Metadane (Imię i nazwisko, data, słowa kluczowe, adres, kwota, znaczenie podatkowe) i później Rodzaje dokumentów Kategoryzuj (faktury, recepty, certyfikaty itp.).

Podobnie jak w klasycznym folderze - tylko cyfrowym - wszystkie dokumenty przechowywane w Docutain można wyszukiwać za pomocą dostarczonych metadanych. Z pomocą OCR (rozpoznawanie tekstu) możliwe jest nawet wyszukiwanie bezpośrednio w treści tekstowej dokumentów. Ponadto dokumenty można udostępniać z aplikacji w postaci przeszukiwalnych plików PDF lub obrazów (JPG).

PDF i chmura

Zasadniczo Docutain zapisuje wszystkie dokumenty w formacie pliku, który można otworzyć tylko za pomocą Docutain. Plik Eksport do formatu PDF można aktywować za pomocą ustawień, ale nie jest dostępny dla użytkowników wersji Pro.

Praktyczną funkcją umożliwiającą korzystanie z Docutain na różnych urządzeniach z dowolnego miejsca jest Połączenie z chmurą. Obsługiwani są następujący dostawcy usług w chmurze: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud i ownCloud.

iOS, Android i Windows

Docutain można zainstalować na prawie każdym urządzeniu. Użytkownicy Apple iOS i Android mogą w pełni korzystać z aplikacji bezpłatnie w odpowiednim sklepie z aplikacjami Ściągnij. Na szczęście INFOSOFT nie wykorzystuje reklam. Aktualizacja do Docutain Pro jest możliwa jako zakup w aplikacji i kosztuje jednorazowo 4,99 €. Docutain Pro oferuje między innymi skanowanie wsadowe, funkcję przypomnienia oraz możliwość importu plików PDF. Oto przegląd funkcji Pro:

Funkcje Docutain Pro

Oprócz aplikacji Docutain jest również dostępny jako plik Aplikacja Windows. W przeciwieństwie do wersji aplikacji, wersja komputerowa jest częścią pliku 14-dniowy okres próbny do użytku bezpłatnie. Po fazie testowej Docutain Desktop może być używany do 24,99 EUR rocznie / 2,99 EUR miesięcznie (Biznes: 199,00 € / 19,99 €). Wraz z zakupem licencji na komputer Windows Docutain Pro jest automatycznie aktywowany na urządzeniach mobilnych.

Ochrona klimatu

Ci, którzy używają Docutain, również przyczyniają się do ochrony klimatu. Jako partner Projekt ponownego zalesiania Tree-Nation Docutain pomaga w przesadzaniu naszej planety. Zeskanowane dokumenty to drzewa, które przynoszą korzyści projektowi Tree-Nation.

Docutain - tak z Twoją pomocą wspieramy ochronę klimatu

W chwili pisania tego artykułu Docutain był już używany 14857 drzew przyczynił się do projektu! Możesz zobaczyć, do ilu drzew włożyłeś swój wkład w menu „Ochrona klimatu” w aplikacji.

Więcej informacji na temat ochrony klimatu Docutain można znaleźć pod adresem: docutain.de/Klimaschutz

wynik testu

ocena
9.0
10
Konkluzja

Podsumowując, Docutain to skuteczna aplikacja do zarządzania dokumentami. Dzięki Docutain można skanować i zarządzać fakturami, pokwitowaniami, umowami, listami, wizytówkami i prawie każdym innym dokumentem.

Dokumenty można zdigitalizować w mgnieniu oka. Proces skanowania nie wymaga wyjaśnień i tylko w nielicznych przypadkach konieczne jest wspomaganie automatycznego przetwarzania końcowego. Zarządzanie dokumentami ma przejrzystą strukturę, dzięki czemu nie musisz długo szukać żądanego dokumentu. Znajdowanie zamiast wyszukiwania jest tutaj słowem kluczowym.

Na szczególną uwagę zasługuje wyłącznie lokalne przechowywanie danych, które można również zapewnić z szyfrowaniem. Zapewnia to większe bezpieczeństwo i eliminuje obawy dotyczące ochrony danych.

9.0
Nasza ocena
10
Ocena użytkowników
1 ocena
Dziękujemy za ocenienie tej
gość
0 Komentarze
Informacje zwrotne w linii
Wyświetl wszystkie komentarze