Aplikacja Docutain w teście - skanuj i zarządzaj dokumentami

 Test: docutain 

 Prywatność i bezpieczeństwo  

Przed zainstalowaniem aplikacji chciałem wiedzieć, jak to zrobić Dokumentacja obsługuje dane i jakich uprawnień dostępu wymaga aplikacja.

Docutain to aplikacja „Made in Germany” i pochodzi z firmy INFOSOFT Informations- und Documentationssysteme GmbH z siedzibą w Koblencji. Firma jest przejrzysta, jeśli chodzi o obsługę danych.

Wszystkie dane są zapisywane wyłącznie lokalnie na urządzeniu końcowym i mogą być również szyfrowane przez użytkownika. Szyfrowanie uniemożliwia osobom trzecim czytanie dokumentów w postaci zwykłego tekstu. Jeśli załadujesz zaszyfrowane dane aplikacji do chmury, nie musisz się martwić, że dostęp do dokumentów będą miały również osoby trzecie z dostępem do chmury. Klucz używany do szyfrowania jest generowany przez hasło wprowadzone przez użytkownika podczas początkowej konfiguracji. To hasło należy dobrze zapamiętać, ponieważ aby Docutain mógł zagwarantować użytkownikowi maksymalne bezpieczeństwo, hasło nigdy nie jest zapisywane w Docutain. Nie ma zatem możliwości przywrócenia hasła w przypadku jego utraty.

 Raporty o błędach i statystyki dotyczące użytkowania aplikacji są przechowywane za pośrednictwem Microsoft App Center. Zbieranie takich danych analitycznych jest powszechne, ale jest anonimowe i nie zawiera żadnych danych osobowych.

Prawa dostępu do aplikacji obejmują aparat, który służy do skanowania dokumentów, pamięć do przechowywania zeskanowanych dokumentów oraz dostęp do Internetu, jeśli chcesz przenieść dane do chmury.

 Cele i funkcje 

 Łatwe i szybkie skanowanie 

Docutain obiecuje poradzić sobie z każdym rodzajem dokumentu. Przykłady zastosowań to:

• Digitalizacja faktur i paragonów
• Zarządzanie wszelkiego rodzaju umowami
• Skanowanie i zarządzanie przepisami z gazet lub zrzutów ekranu
• Streszczenie instrukcji obsługi
• Digitalizacja prac domowych i arkuszy roboczych

Więc dla testu złapałem folder i przeskanowałem różne typy dokumentów.

Pierwszy skan był zaskakująco szybki i łatwy. Przytrzymaj aparat smartfona nad dokumentem, poczekaj na zieloną nakładkę, a Docutain zajmie się resztą. W trybie automatycznym aplikacja uruchamia się, jeśli wyrównanie jest idealne bez żadnej akcji ze strony użytkownika. W trybie ręcznym, jak sama nazwa wskazuje, użytkownik musi samodzielnie obsługiwać przycisk zwalniający.

Idealne warunki oświetleniowe lub kontrastowe tło nie są warunkiem koniecznym. W większości przypadków skanowanie działało bez przeszkód. Jeśli odległość do dokumentu jest nieprawidłowa, aplikacja zaleca użytkownikowi zbliżenie kamery do dokumentu. Ostrzenie, cięcie i wyrównywanie odbywa się w automatycznej obróbce końcowej. Oczywiście istnieje również możliwość wykonania własnej obróbki (cięcie, obracanie, filtrowanie).

 Kompleksowa administracja 

Zeskanowane dokumenty mogą być opatrzone metadanymi (nazwisko, data, słowa kluczowe, adres, kwota, znaczenie podatkowe) i skategoryzowane według typu dokumentu (faktury, recepty, zaświadczenia itp.).

Podobnie jak w klasycznym folderze – tylko cyfrowym – wszystkie dokumenty przechowywane w Docutain można wyszukiwać pod kątem dostarczonych metadanych. Za pomocą OCR (rozpoznawania tekstu) możliwe jest nawet wyszukiwanie bezpośrednio w treści tekstowej dokumentów. Ponadto dokumenty można udostępniać z aplikacji w postaci plików PDF z możliwością przeszukiwania lub obrazów (JPG).

 PDF i chmura 

Zasadniczo Docutain zapisuje wszystkie dokumenty w formacie pliku, który można otworzyć tylko za pomocą Docutain. Eksport do formatu PDF można aktywować za pomocą ustawień, ale nie jest dostępny dla użytkowników wersji Pro.

Praktyczną funkcją, która umożliwia korzystanie z Docutain na różnych urządzeniach z dowolnego miejsca, jest połączenie z chmurą. Obsługiwani są następujący dostawcy usług w chmurze: Dropbox, Google Drive, OneDrive, OneDrive Business, STRATO HiDrive, MagentaCloud, Web.de, GMX Cloud, Box, WebDAV, Nextcloud i ownCloud.

 iOS, Android i Windows 

Docutain można zainstalować na prawie każdym urządzeniu. Użytkownicy systemów Apple iOS i Android mogą pobrać aplikację całkowicie bezpłatnie z odpowiedniego sklepu z aplikacjami. Na szczęście INFOSOFT nie korzysta z reklam. Aktualizacja do Docutain Pro jest możliwa jako zakup w aplikacji i kosztuje 4,99 € jednorazowo. Docutain Pro oferuje m.in. skanowanie wsadowe, funkcję przypominania oraz opcję importowania plików PDF. Oto przegląd funkcji Pro:

Oprócz aplikacji Docutain jest również dostępny jako aplikacja Windows. W przeciwieństwie do wersji aplikacji, wersja na komputery może być używana bezpłatnie w ramach 14-dniowej fazy testowej. Po fazie testowej można kupić Docutain Desktop za 24,99 EUR rocznie / 2,99 EUR miesięcznie (biznes: 199,00 EUR / 19,99 EUR). Wraz z zakupem licencji Windows Desktop, Docutain Pro jest automatycznie aktywowany na urządzeniach mobilnych.

 Ochrona klimatu 

Osoby korzystające z Docutain przyczyniają się również do ochrony klimatu. Jako partner projektu ponownego zalesiania Tree-Nation, Docutain pomaga w ponownym sadzeniu naszej planety. Zeskanowane dokumenty to drzewa, które przynoszą korzyści projektowi Tree-Nation.

W chwili pisania tego tekstu Docutain wniósł już do projektu 14857 drzew! Możesz zobaczyć, ile drzew sam wniosłeś, korzystając z pozycji menu „Ochrona klimatu” w aplikacji.

Więcej informacji na temat ochrony klimatu Docutain można znaleźć pod adresem: docutain.de/ochrona klimatu